Ubetalte regninger er en udfordring, som mange virksomheder møder. Når kunder ikke betaler til tiden, kan det hurtigt påvirke både likviditet og drift. Derfor er inkasso et vigtigt værktøj i virksomheders økonomiske værktøjskasse. Denne artikel guider virksomheder i, hvordan de bedst griber inkasso an og integrerer det som en naturlig del af deres pengestrømshåndtering.
Hvad er inkasso – og hvornår bør det anvendes?
Inkasso er processen, hvor en virksomhed søger at inddrive en ubetalt gæld fra en kunde. Det kan ske internt eller ved hjælp af et professionelt inkassobureau. Det første skridt er som regel en venlig rykker. En virksomhed må sende lige så mange rykkere de vil, men de fleste vælger at sende en til tre, før de sender et inkassovarsel. En af grundende til dette er, at det kun er lovligt at tage et gebyr på tre rykkere, så virksomheden kan kun opkræve et rykkergebyr på 100 kroner på tre rykkere.
Hvis kunden efter rykkere stadigvæk ikke har betalt deres faktura, vil de fleste virksomheder vælge at udsende et inkassovarslet og herefter overgår sagen til inkasso.
En virksomhed kan i princippet overveje inkasso så snart en faktura er forfalden, der er ikke noget krav om, at virksomheden skal sende tre rykkere. Det eneste loven kræver, er, at der udsendes et inkassovarsel med en tidsfrist på minimum 10 dage, som indeholder følgende:
- Oplysninger om den oprindelige gæld og hvad der evt. er påløbet af gebyrer.
- En klar advarsel om, at sagen overgår til inkasso ved manglende betaling.
- En klar betalingsfrist – samt de nødvendige betalingsoplysninger.
så hvis fakturaen ikke betales inden for de 10 dage, kan sagen overgå til inkasso.
Fordele ved at bruge inkasso som en del af forretningsstrategien
Ved at indføre faste procedurer for håndtering af dårlige betalere kan virksomheder spare tid og reducere økonomisk usikkerhed. Inkasso bidrager til at sikre, at der er styr på pengestrømmene, og at likviditeten ikke lider på grund af manglende betalinger.
Desuden sender det et klart signal til kunderne om, at virksomheden har en professionel tilgang til økonomi. Det kan i sig selv være med til at mindske antallet af sene betalinger. I mange tilfælde er det muligt at opretholde en god relation til kunden – også selvom inkasso tages i brug – hvis processen håndteres med respekt og gennemsigtighed.
Inkasso med omtanke: juridisk korrekt og effektivt
Når man som virksomhed vælger at sende en sag til inkasso, er det vigtigt at følge gældende regler og sikre, at processen er fair. Det indebærer blandt andet at overholde frister, udsende korrekt varsling og give kunden mulighed for at reagere. Inkasso handler ikke kun om at inddrive gæld, men også om at gøre det på en måde, der understøtter virksomhedens omdømme og fastholder potentielle fremtidige samarbejder. Derfor er det afgørende at vælge en løsning, der kombinerer juridisk korrekthed med menneskelig forståelse.
Afslutningsvis bør inkasso ikke ses som et drastisk skridt, men som en naturlig forlængelse af en sund og proaktiv økonomisk styring. Det giver virksomheder ro og økonomisk stabilitet – noget der er afgørende i en konkurrencepræget virkelighed.
